Goubi S.A.S. (en adelante Goubi) es una empresa dedicada a la prestación de servicios de gestión de clientes, apoyándose en herramientas tecnológicas. En el desarrollo de estas actividades, Goubi maneja datos personales de manera regular.

Con el objetivo de cumplir con la legislación vigente en materia de tratamiento de datos personales, Goubi presenta su política de tratamiento de datos personales a todos los interesados.

Fundamento Jurídico de la Política de Tratamiento de Datos Personales

La política de tratamiento de datos personales de Goubi se fundamenta en:

1. Ley 1581 de 2021 de Colombia.
2. Constitución Política de Colombia.
3. Decreto 1377 de 2013 de Colombia.
4. Sentencia C-748 de 2011 de Colombia.
5. Decreto 1074 de 2015 de Colombia.
6. Principios internacionales aplicables, ya sea por disposición legal o por voluntad propia, con el objetivo de garantizar mayores niveles de seguridad y respeto por las garantías fundamentales adoptadas en otras regiones.

Goubi S.A.S., identificada con el NIT 901.736.566-4 y ubicada en Medellín, Colombia, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de su plataforma y otros canales de acopio de información. La presente política tiene como objetivo establecer los criterios generales para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales, asegurando el cumplimiento de la legislación vigente y adoptando las mejores prácticas internacionales en protección de datos.

Esta política se fundamenta en los siguientes principios:

• Legalidad: El tratamiento de los datos personales se realizará conforme a la normativa vigente y respetando los derechos del titular.
• Finalidad: Los datos personales serán recolectados con fines específicos, explícitos y legítimos, determinados previamente y comunicados al titular.
• Calidad: Se garantiza la veracidad, exactitud, actualización y pertinencia de los datos personales conforme a las finalidades para las cuales fueron recolectados.
• Transparencia: Se informará de manera clara y previa al titular sobre el tratamiento que se dará a sus datos personales.
• Seguridad: Se adoptarán medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para proteger los datos personales contra posibles riesgos, pérdidas, acceso no autorizado, uso indebido o modificaciones.
• Confidencialidad: Se asegura la confidencialidad de los datos personales, obligando a quienes participen en su tratamiento a mantener reserva sobre la información.
• Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales no serán comunicados ni transferidos a terceros sin la autorización del titular, salvo las excepciones previstas por la ley.

Los datos personales recolectados por Goubi serán utilizados para las siguientes finalidades:

• Gestión de recursos humanos y cumplimiento de obligaciones como empleador.
• Prestación de servicios a clientes, gestión comercial y atención de solicitudes.
• Envío de información relevante sobre los servicios contratados.
• Optimización y mejora de los servicios ofrecidos por Goubi.
• Promoción de productos y servicios, prospección comercial y estudios de mercado.
• Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias.

Derechos de los Titulares

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

• Acceder de manera gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
• Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
• Presentar quejas ante la autoridad competente por infracciones a la normativa vigente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.

Procedimiento para el Ejercicio de Derechos

Para ejercer sus derechos, el titular deberá enviar una solicitud al correo electrónico hola@goubi.ai, incluyendo la información necesaria para su identificación y la descripción clara del derecho que desea ejercer.

Contacto

Para cualquier consulta adicional sobre esta política o el tratamiento de datos personales por parte de Goubi S.A.S., puede contactar al teléfono (+57) 313-483-6280 o enviar un correo electrónico a hola@goubi.ai.

Esta política asegura que Goubi maneje los datos personales de manera transparente, conforme a la legislación vigente, garantizando el derecho a la privacidad y protección de la información personal de todos los interesados.

Deberes de Goubi como Responsable del Tratamiento

Goubi reconoce que los datos personales son propiedad de sus titulares y que únicamente ellos pueden decidir sobre éstos. Teniendo en cuenta la naturaleza, el ámbito, el contexto y los fines del tratamiento, así como los riesgos para los derechos y libertades de las personas, Goubi aplicará medidas técnicas y administrativas apropiadas para ajustar sus medidas de seguridad y tratamiento de datos a los principios legales aplicables.

De acuerdo con lo anterior, Goubi asume los siguientes deberes en su calidad de Responsable del Tratamiento:

1. Obtención de Autorización: Contar con un canal para obtener la autorización expresa del Titular antes de realizar cualquier tipo de tratamiento de datos.
2. Conservación de Autorizaciones: Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, una copia de la autorización otorgada por el Titular.
3. Información Clara y Expresa: Informar de manera clara y expresa a los Titulares sobre el tratamiento al cual serán sometidos sus datos y la finalidad de dicho tratamiento, en virtud de la autorización otorgada.
4. Garantía del Derecho de Hábeas Data: Garantizar al Titular de la información, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
5. Suministro de Datos al Encargado del Tratamiento: Suministrar al Encargado del Tratamiento, según sea el caso, únicamente los datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado conforme a lo previsto en la Ley de Datos Personales.
6. Información sobre Derechos de los Titulares: Informar a todos los Titulares sobre los derechos que les asisten respecto a sus datos.
7. Seguridad de los Datos Personales: Mantener y velar por la seguridad de los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.
8. Actualización y Rectificación de Datos: Realizar la actualización y rectificación de los datos de manera periódica y oportuna, cada vez que los Titulares reporten novedades o realicen solicitudes.
9. Identificación del Responsable del Tratamiento: Informar la identificación, dirección física y/o electrónica, y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de Responsable del Tratamiento.
10. Comunicación de Cambios en la Política: Informar oportunamente a los Titulares sobre cualquier cambio en esta política de tratamiento de datos personales.

Definiciones

Para la correcta interpretación de esta política de tratamiento de información personal, se presentan las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Dato Público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos Sensibles: Datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Principios de Tratamiento de Datos Personales

Durante cualquier etapa del tratamiento de información (recolección, almacenamiento, uso y circulación), Goubi emplea los mejores esfuerzos para aplicar los siguientes principios establecidos por la normatividad vigente:

1. Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley.
2. Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
6. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
7. Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento. Solo podrán realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley o siguiendo los procedimientos de la ley.

Las demás obligaciones que se desprendan de las anteriores o que se consignen en este documento o en cualquier anexo o modificación al mismo. En caso de que el Suscriptor o sus Usuarios no den cumplimiento a las obligaciones del presente contrato, o en el caso de que se sospeche cualquier incumplimiento de estas condiciones, GOUBI podrá suspender el acceso a la Suscripción sin previo aviso, además de los recursos legales que se puedan generar.

Implementación de la Recolección y Tratamiento de Datos por Goubi

Goubi implementa su recolección y tratamiento de datos conforme a la normatividad legal vigente, por lo cual:

1. Uso de Herramientas y Cumplimiento Legal: Goubi utiliza herramientas e integraciones con terceros que cumplen con la Ley de Protección de Datos y con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD/GDPR) cuando sea necesario. Los datos se manejan con fines específicos y no se comparten ni usan para propósitos distintos a los autorizados inicialmente por el usuario.
2. Principios Generales del RGPD/GDPR: Goubi cumple con los principios generales del RGPD/GDPR en cuanto a la calidad de los datos, consentimiento y derecho de información. Además, ofrece a todos los titulares de los datos los derechos de acceso, rectificación, portabilidad, restricción, supresión y oposición, junto con otros derechos reconocidos que se detallan más adelante en este documento.
3. Criterios de Licitud, Lealtad y Transparencia: Goubi cumple con los criterios generales de licitud, lealtad y transparencia en el tratamiento de datos. Los fines del tratamiento están determinados, son explícitos, legítimos y se informan previamente al titular.
4. Minimización de Datos: Goubi aplica el principio de minimización de datos, recolectando solo los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para los fines especificados.
5. Exactitud y Conservación de Datos: Goubi garantiza la exactitud y actualización de los datos y los conserva únicamente por el tiempo necesario para los fines del tratamiento.
6. Medidas de Seguridad: Goubi adecua las medidas técnicas y administrativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales.

Goubi recolecta datos personales y los usa dependiendo de la relación que tenga con el titular de la información. A continuación, se detalla el proceso y los tipos de datos recolectados:

Recolección de Datos

Para que Goubi recolecte datos personales, se seguirá el siguiente procedimiento:

1. Divulgación de la Política: Goubi pondrá al alcance del público esta política para que los titulares de la información tengan pleno conocimiento del tratamiento al que se someterán los datos.
2. Claridad y Transparencia: Los titulares de la información deben conocer claramente quién está recolectando sus datos, el uso que se dará a sus datos personales, los derechos que tienen como titulares y cómo ejercerlos.
3. Autorización Expresa: El titular de la información deberá dar aceptación expresa a esta política de tratamiento de datos personales por algún medio que permita a Goubi tener certeza de la autorización y además guardar copia de dicho consentimiento. Esta autorización podrá ser verbal o escrita y se podrán emplear herramientas digitales, siempre y cuando permitan obtener un consentimiento previo, expreso e informado.
4. Recolección Directa: Goubi únicamente recolecta información que haya sido entregada por el titular de la información, previo conocimiento de esta política. Si la información la proporciona un tercero, dicho tercero deberá tener autorización para compartir dicha información conforme a la normatividad vigente.

Cualquier inquietud, queja o sugerencia puede ser enviada a través de medios electrónicos y los enlaces de conexión de nuestra plataforma. Las comunicaciones serán contestadas en el término legal.

Tipos de Información Recolectada

Goubi recolecta información privada, semi-privada o pública como:

• Datos Personales Básicos: Nombre, edad, nacionalidad, estado civil, fecha de nacimiento, documento de identidad.
• Datos de Contacto: Teléfono personal, correo electrónico, dirección.
• Datos Laborales: Ocupación u oficio, datos de ubicación relacionados con la actividad laboral, historial y experiencia laboral, área de interés laboral, expectativa salarial, salario actual.
• Datos Educativos: Nivel educativo, historial académico, área de interés educativo.
• Datos de Preferencias: Gustos e intereses particulares (e.g., deportivos, ocio, gastronómicos, turismo, moda).
• Afiliaciones y Datos Administrativos: Fondo de pensiones, afiliación al sistema de salud.
• Información Técnica: Tipo y versión del sistema operativo, características técnicas y dirección IP pública, historial de navegación en los contenidos de los sitios web de Goubi.

Para ciertos casos, Goubi permite la recolección de datos privados o sensibles relacionados con elementos de identificación biométrica o de tipo sensible, como:

• Datos Biométricos: Huella digital, voz, videos, imágenes.

Esta información se almacenará con controles estrictos de seguridad.

Tipos de Información No Recolectada

Goubi no recolectará información relacionada con:

• Historia clínica o estado de salud, a menos que esté autorizado por disposición legal y exista una razón para ello.
• Orientación política, religiosa o filosófica.
• Origen racial o étnico.
• Datos relacionados con la orientación o vida sexual de la persona.
• Pertenencia a sindicatos o partidos políticos.
• En general, datos sensibles de las personas.

Goubi es un software web diseñado para realizar tareas automatizadas. Nuestros bots permiten a nuestros clientes, quienes tienen un acuerdo de suscripción a nuestro servicio, brindar soluciones rápidas a sus propios clientes finales, optimizando los tiempos de respuesta. En este contexto, Goubi puede actuar de dos maneras en el tratamiento de datos personales:

• Como Responsable del Tratamiento de Datos
  Goubi actúa como responsable cuando recolecta datos personales directamente para su propia actividad comercial, para prospectar y gestionar sus propios clientes, así como para otras actividades necesarias para ejecutar las operaciones de la compañía.
• Como Encargado del Tratamiento de Datos
  Goubi actúa como encargado cuando nuestros clientes usan nuestras soluciones tecnológicas para gestionar su actividad comercial. En estos casos, el cliente que usa una suscripción del servicio de Goubi actúa como responsable del tratamiento de datos personales de sus clientes finales y debe cumplir con todas las normas sobre el tratamiento de datos personales, especialmente en lo referente a divulgar sus propias políticas de tratamiento de datos y a implementar procedimientos adecuados para obtener el consentimiento informado antes de tratar los datos personales.

Responsabilidades del Cliente

Nuestros clientes son responsables de corregir, eliminar o actualizar la información que tratan mediante el servicio de suscripción adquirido y deben obtener el consentimiento antes de almacenar y/o transferir datos a los servidores de Goubi.

Procedimientos de Recolección de Datos

Goubi recolecta datos personales a través de los siguientes medios:

• Formularios de contacto en https://goubi.ai
• Correos electrónicos
• Chats

Para la recolección de datos personales, Goubi:

1. Divulga esta política para que los titulares tengan pleno conocimiento del tratamiento de sus datos.
2. Asegura que los titulares conozcan quién está recolectando sus datos, el uso que se les dará, y los derechos que tienen.
3. Obtiene una autorización expresa y guarda copia de dicho consentimiento.
4. Recolecta información entregada directamente por el titular y, si la proporciona un tercero, verifica que dicho tercero tenga la autorización correspondiente.

Derechos de los Titulares

Cualquier persona que no desee ser objeto de tratamiento por parte de Goubi puede enviar su petición, queja o reclamo a los medios autorizados en este documento.

Tratamiento y Finalidad de la Recolección de Datos por Goubi

Goubi recolecta y utiliza datos personales de acuerdo con la relación que tenga con el titular de la información. El tratamiento de los datos se realizará para cumplir las siguientes finalidades:

Colaboradores de Goubi

Los datos personales de los colaboradores de Goubi serán almacenados, clasificados, visualizados y utilizados por el personal de Goubi, quienes reciben formación continua en materia de tratamiento de datos personales y tienen obligaciones de confidencialidad. Las actividades de tratamiento incluyen:

• Crear y mantener el equipo de trabajo de Goubi.
• Cumplir con las obligaciones de Goubi como empleador o contratante.
• Gestionar el talento humano de Goubi.
• Implementar procesos de seguridad para el acceso a las instalaciones de Goubi.
• Implementar procesos de bienestar laboral.

Personas que usan los Servicios de Goubi

Para personas que usan los servicios de Goubi o están relacionadas con su actividad comercial, los datos personales se utilizarán para:

• Gestionar peticiones, quejas o reclamos.
• Realizar gestiones de facturación y cobro.
• Enviar información relevante respecto a la suscripción adquirida.
• Optimizar los servicios de suscripción de Goubi mediante el análisis del comportamiento de los clientes en la plataforma.
• Generar proyectos y presentar propuestas de prestación de servicios.
• Promocionar productos y servicios ofrecidos por Goubi.
• Identificar y prospectar posibles clientes.
• Participar en estudios e investigaciones para desarrollar productos y servicios.

Circulación de Datos

Los datos personales recolectados por Goubi circularán de la siguiente manera:

• Internamente: Para la ejecución del objeto social de Goubi y permitir el funcionamiento administrativo y comercial de la empresa, así como la prestación de sus servicios.
• Externamente: Con proveedores tecnológicos de facturación electrónica, entidades del sistema de seguridad social, y terceros operadores de plataformas digitales integradas con la suscripción de Goubi.

Supresión de Datos

Los datos almacenados por Goubi se mantienen durante la vigencia de las bases de datos y, posteriormente, son eliminados de las bases de datos, salvo aquellos necesarios para estudios de comportamiento o archivos históricos.

Derechos de los Titulares de la Información

Los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Acceder gratuitamente a sus datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Presentar quejas ante las autoridades competentes por infracciones a la normatividad vigente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles.

Además, se reconocen los siguientes derechos adicionales:

• Derecho de Oposición: El titular puede oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando no exista una obligación legal que lo impida.
• Derecho de Portabilidad: El titular puede solicitar recibir copia de sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y solicitar que sean transmitidos a un nuevo responsable.

Procedimiento para el Ejercicio de Derechos

Para ejercer sus derechos, los titulares deben enviar una solicitud a hola@goubi.ai con la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos.
• Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos).
• Medio para recibir respuesta a su solicitud.
• Motivos/hechos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer.
• Firma.
• Número de identificación.
• Relación que tiene con Goubi.

Goubi resolverá la solicitud en un máximo de 10 días hábiles. Si no es posible atender el reclamo dentro de ese término, Goubi informará los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el reclamo, no superando los 8 días hábiles adicionales.

Vigencia de la Política

Esta Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de junio de 2024. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas. Los datos se mantendrán hasta por 3 años adicionales para estudios de comportamiento o fines de archivo.

Modificación de la Política

Esta Política puede ser modificada en cualquier momento, notificando a los titulares de la información recolectada para que manifiesten su aceptación o rechazo.

Uso de Herramientas Digitales

Goubi utiliza herramientas en sus plataformas digitales para estudiar el comportamiento de los usuarios en Internet. Esta recolección de información incluye:

• Dirección IP.
• Configuración de zona horaria.
• Información sobre el dispositivo usado para consultar correos.
• Contenidos visitados en los sitios web de Goubi.

Si el usuario permite el uso de cookies, se le podrá hacer seguimiento a sus patrones de navegación y enviar publicidad dirigida. Los usuarios pueden restringir el uso de cookies siguiendo los procedimientos de su navegador web. Algunas herramientas son necesarias para la optimización de la plataforma, por lo que rechazarlas puede causar inconvenientes en la funcionalidad del sitio.